QUY TRÌNH KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ

Khai báo hải quan điện tử là một bước quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa tại Việt Nam. Việc nắm vững quy trình và các quy định liên quan sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro trong quá trình thông quan. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết quy trình khai báo hải quan điện tử, giúp bạn dễ dàng tiếp cận và thực hiện.

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

• Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định 59/2018/NĐ-CP;
• Chương I, II , III Thông tư 22/2014/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan điện tử đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thương mại.

II. QUY TRÌNH KHAI BÁO HẢI QUAN ĐIỆN TỬ

1. Đăng ký tài khoản và chữ ký số

Trước khi tiến hành khai báo hải quan điện tử, doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản trên hệ thống VNACCS do Tổng cục Hải quan quản lý.

• Đăng ký người sử dụng VNACCS: Truy cập website của Tổng cục Hải quan và thực hiện đăng ký theo hướng dẫn;
• Đăng ký chữ ký số: Chữ ký số là bắt buộc để thực hiện khai báo hải quan điện tử. Doanh nghiệp cần liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số để đăng ký.

2. Khai báo thông tin nhập khẩu (IDA) hoặc xuất khẩu (EDA)

Sau khi có tài khoản và chữ ký số, doanh nghiệp tiến hành khai báo thông tin hàng hóa nhập khẩu (IDA) hoặc xuất khẩu (EDA) trên phần mềm ECUS.

• Khai báo thông tin: Khai báo đầy đủ các chỉ tiêu trên màn hình IDA (133 chỉ tiêu) hoặc EDA (109 chỉ tiêu);
• Gửi thông tin: Sau khi khai báo xong, gửi thông tin đến hệ thống VNACCS. Hệ thống sẽ tự động cấp số, tính toán các chỉ tiêu liên quan và phản hồi lại cho người khai hải quan.

3. Đăng ký tờ khai nhập khẩu (IDC) hoặc tờ khai xuất khẩu (EDC)

Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (IDC/EDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan sẽ tiến hành:

• Kiểm tra thông tin: Kiểm tra kỹ các thông tin đã khai báo và các thông tin do hệ thống tự động xuất ra;
• Đăng ký tờ khai: Nếu thông tin chính xác, gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai;
• Sửa đổi thông tin: Nếu phát hiện thông tin không chính xác, sử dụng nghiệp vụ IDB/EDB để sửa đổi thông tin và thực hiện lại các bước trên.

4. Kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai kiểm tra

Trước khi cho phép đăng ký tờ khai, hệ thống sẽ tự động kiểm tra Danh sách doanh nghiệp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai (doanh nghiệp có nợ quá hạn quá 90 ngày, doanh nghiệp tạm dừng hoạt động, giải thể, phá sản…). Nếu doanh nghiệp thuộc danh sách nêu trên thì không được đăng ký tờ khai và hệ thống sẽ phản hồi lại cho người khai hải quan biết.

5. Phân luồng, kiểm tra và thông quan

Sau khi tờ khai được đăng ký, hệ thống tự động phân luồng tờ khai vào ba luồng: xanh, vàng và đỏ.

5.1. Luồng xanh

Nếu số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra “Quyết định thông quan”.

Nếu số thuế phải nộp khác 0:

• Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa nhập khẩu/xuất khẩu”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi.
• Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “Chứng từ ghi số thuế phải thu”. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế, phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

Cuối ngày, hệ thống VNACCS tập hợp toàn bộ tờ khai luồng xanh đã được thông quan chuyển sang hệ thống VCIS

5.2. Luồng vàng và luồng đỏ

a. Người khai hải quan

• Nhận phản hồi của hệ thống về kết quả phân luồng, địa điểm, hình thức, mức độ kiểm tra thực tế hàng hoá;
• Nộp hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra chi tiết hồ sơ; chuẩn bị các điều kiện để kiểm  thực tế hàng hoá;
• Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về thuế, phí, lệ phí (nếu có).

b. Hệ thống

(1) Xuất ra cho người khai “Tờ khai hải quan” (có nêu rõ kết quả phân luồng tại chỉ tiêu: Mã phân loại kiểm tra).

(2) Xuất ra Thông báo yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa đối với hàng hóa được phân vào luồng đỏ hoặc khi cơ quan hải quan sử dụng nghiệp vụ CKO để chuyển luồng.

(3) Ngay sau khi cơ quan hải quan thực hiện xong nghiệp vụ CEA đối với nhập khẩu, CEE đối với xuất khẩu, hệ thống tự động thực hiện các công việc sau:

Trường hợp số thuế phải nộp bằng 0: Hệ thống tự động cấp phép thông quan và xuất ra cho người khai “Quyết định thông quan hàng hóa”.

Trường hợp số thuế phải nộp khác 0:

• Trường hợp đã khai báo nộp thuế bằng hạn mức hoặc thực hiện bảo lãnh (chung, riêng): Hệ thống tự động kiểm tra các chỉ tiêu khai báo liên quan đến hạn mức, bảo lãnh, nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh lớn hơn hoặc bằng số thuế phải nộp, hệ thống sẽ xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu” và “Quyết định thông quan hàng hóa”. Nếu số tiền hạn mức hoặc bảo lãnh nhỏ hơn số thuế phải nộp, hệ thống sẽ báo lỗi;
• Trường hợp khai báo nộp thuế ngay (chuyển khoản, nộp tiền mặt tại cơ quan hải quan….): Hệ thống xuất ra cho người khai “chứng từ ghi số thuế phải thu. Khi người khai hải quan đã thực hiện nộp thuế, phí, lệ phí và hệ thống VNACCS đã nhận thông tin về việc nộp thuế phí, lệ phí thì hệ thống xuất ra “Quyết định thông quan hàng hóa”.

6. Khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan

• Hệ thống cho phép khai sửa đổi, bổ sung trong thông quan từ sau khi đăng ký tờ khai đến trước khi thông quan hàng hoá. Để thực hiện khai bổ sung trong thông quan, người khai hải quan sử dụng nghiệp vụ IDD/EDD gọi ra màn hình khai thông tin sửa đổi bổ sung được hiển thị toàn bộ thông tin tờ khai IDA/EDA trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung lần đầu, hoặc hiển thị thông tin khai sửa đổi cập nhật nhất (IDA01/EDA01) trong trường hợp khai sửa đổi, bổ sung từ lần thứ 2 trở đi.
• Khi đã khai báo xong tại nghiệp vụ IDA01/EDA01, người khai hải quan gửi đến hệ thống VNACCS, hệ thống sẽ cấp số cho tờ khai sửa đổi và phản hồi lại các thông tin tờ khai sửa đổi tại màn hình IDE/EDE, khi người khai hải quan ấn nút “gửi” tại màn hình này thì hoàn tất việc đăng ký tờ khai sửa đổi, bổ sung.
• Số tờ khai sửa đổi là ký tự cuối cùng của ô số tờ khai, số lần khai báo sửa đổi, bổ sung trong thông quan tối đa là 9 lần tương ứng với ký tự cuối cùng của số tờ khai từ 1 đến 9; trường hợp không khai bổ sung trong thông quan thì ký tự cuối cùng của số tờ khai là 0.
• Khi người khai hải quan khai sửa đổi, bổ sung tờ khai, thì tờ khai sửa đổi, bổ sung chỉ có thể được phân luồng vàng hoặc luồng đỏ (không phân luồng xanh).
• Các chỉ tiêu trên màn hình khai sửa đổi, bổ sung (IDA01/EDA01) giống các chỉ tiêu trên màn hình khai thông tin nhập khẩu (IDA) hoặc xuất khẩu (EDA). Khác nhau là một số chỉ tiêu (sẽ nêu cụ thể tại phần hướng dẫn nghiệp vụ IDA01/EDA01) không nhập được tại IDA01/EDA01 do không được sửa đổi hoặc không thuộc đối tượng sửa đổi.

Việc nắm vững quy trình khai báo hải quan điện tử là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục hải quan một cách nhanh chóng và hiệu quả. Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích và cần thiết.